Todo pasa por nuestras manos, desde la secretaría técnica, nos ocupamos de todo lo necesario para el desarrollo de eventos de toda índole: desde reuniones o jornadas divulgativas, hasta conferencias o eventos corporativos. Nos preocupamos en conseguir los mejores espacios, en la creación de la imagen, la atención personalizada de los asistentes y ponentes, la gestión con proveedores, las relaciones con los medios de comunicación, etc. y por supuesto, en toda la gestión de la parte económica. Trabajamos para que el evento sea todo un éxito, permitiendo a la organización centrarse solo en las cosas importantes que están sucediendo.
Somos capaces de centralizar toda la información de las distintas áreas, y coordinar los diferentes aspectos del evento. Para ello, desarrollamos funciones de asesoramiento a la empresa que va a organizarlo, desde nuestra amplia experiencia, lo que nos permite tener una visión espacial, que ponemos a su disposición, con el fin de que el evento sea todo un éxito.
Coordinación y asesoramiento: nos encargamos de que todo esté bajo control, y por tanto, todo lo relacionado con el evento sea un éxito. Desde cualquier pequeño detalle, como pueda ser la atención a un invitado especial, hasta aspectos muchos más grandes como, el catering o la reserva de los espacios.
Desarrollamos la imagen del evento, la publicidad para las redes sociales, las campañas en medios digitales, la difusión en mass media… todo lo relacionado con la imagen del evento, para que el mensaje sea claro y conciso, y la comunicación tenga un 100% de efectividad.
Por ello, también nos encargamos de la difusión en redes sociales, coordinando y programando las publicaciones, para generar un gran impacto, y el mayor numero de suscriptores.
Realizamos un seguimiento exhaustivo de los presupuestos, acorde siempre a las directrices marcadas por el cliente, para obtener los mejores resultados con el budget previsto.
Una vez se ha decidido dónde se va a desarrollar la actividad, nos encargamos de buscar la localización o sede que mejor se adecue a las necesidades del evento. Como también, de los equipos audiovisuales y materiales técnicos necesarios para la consecución del mismo.
Gestionamos la atención de los asistentes, y todas sus necesidades (viajes, hospedaje, dietas…). Así como las actividades paralelas que se vayan a realizar (visitas, comidas, gala de inauguración o clausura…).
Nos encargamos de la administración y gestión de las inscripciones de los asistentes, para que todo el proceso, desde que adquieren la inscripción, hasta que lleguen al evento, sea lo mas sencillo y amable posible.
Otra de las tareas que desarrollamos desde Octopus es la búsqueda y gestión de los patrocinadores. Especialmente cuando se trata de una primera edición, por lo que es muy importante trabajar en equipo con el cliente, para estar alineados con el contenido del propio evento, así como con los objetivos que se quieren lograr.
